Das eine ist die Planung um den Veranstaltungsort, Anreise, Verpflegung, Übernachtung, etc., das andere ist die inhaltliche Planung. In der inhaltlichen Planung ist das Ziel wichtig, der Ablauf des Tages und die Verwendung von Methodiken. Darüber hinaus notierst du die Verwendung von Medien, Zubehör und Hilfsmitteln.
In Seminaren und Workshops sind die Teilnehmer Teil der Veranstaltung. Sie bekommen nicht den ganzen Tag Input, ohne dabei wenig bis nichts zu tun. Sie gestalten den Tag aktiv mit und erarbeiten die Ergebnisse. Du hast den groben Fahrplan und das Ziel im Fokus. Den Fahrplan kannst du für digitale Termine sowohl als auch für Präsenzveranstaltungen nutzen.
Der Fahrplan beinhaltet alles was du zur Durchführung des Seminars/ Trainings/ Workshops benötigst. Du solltest dir hier alles Notwendige notieren, um gut durch den Tag zu kommen und die Gruppe zur Erarbeitung von Ergebnissen zu lenken.
Die wichtigsten Fragen sind die W-Fragen. Wer, was, wann, wieso, womit. Der Plan gibt dir die Möglichkeit eine Struktur aufzubauen und eine Orientierung.
Er hilft dir einen roten Faden zu entwickeln und zu behalten. Dein Ziel sowie die Zeitfenster kannst du so im Blick behalten.
Häufig werden derartige Veranstaltungen rein intern geplant und auch durchgeführt. Aus eigener Erfahrung kann ich sagen, dass das nur in Teilen funktioniert. Es gibt Themen oder sensible Bereiche, die bei externen Moderator•innen wesentlich besser aufgehoben sind. Vor allem bei Themen das Team betreffend oder es absehbar ist, dass sich Kolleg•innen nicht grün sein könnten.
Externe sind neutral, nicht Teil des Teams und ganz wichtig, erfahren im Umgang mit kritischen Situationen. Meine Empfehlung lautet, dass du auf keinen Fall beides bist. Entweder du leitest und moderierst oder bist Teil der Gruppe. In keinem Fall sollest du beide Rollen einnehmen, denn jede für sich erfordert deinen ganzen Einsatz und Konzentration.
Übrigens ist der Fahrplan nicht in Stein gemeißelt. Pass ihn an deine Bedürfnisse an, bspw. eine weitere Spalte für digitale Elemente.
