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Erfahrungsbericht und Top 5 der „Gut-zu-Wissen-Momente“ aus zwei Kongresstagen zum Thema Eventrecht

Meine Teilnahme an den aufschlussreichen 1. Karlsruher Eventrecht-Tagen, auch mit Blick durch die Brille einer Organisatorin


Janet Scherping, 29. März 2021

Am 16./17.03.2021 fanden die ersten Karlsruher Eventrecht-Tage, kurz KET, statt. Zu denen hatte ich mich angemeldet, weil (a) Fortbildung wichtig ist und (b) der Themenkatalog und die Inhalte mehr als verlockend klangen. Also gings dieses Jahr, Corona bedingt, digital nach Karlsruhe zu den #ket.


Das Tagungsprogramm beinhaltete Basics wie die Klärung von Begrifflichkeiten wie Veranstalter, Betreiber und Veranstaltungsleiter, deren Unterschied und Verantwortlichkeiten. Wann behördliche Genehmigungen notwendig werden und weitere wichtige Themen zu Mietverträgen, Werbung, Strukturen und Datenschutz, um nur einige aus dem vielfältigen Programm zu nennen.

Ich habe mir einen Blick auf die Umsetzung erlaubt und sehr viel an Wissen für meine tägliche Arbeit mitgenommen. Meine Top 5 von „Gut-zu-Wissen-Momente“ möchte ich gerne mit Dir teilen.

1. Projektleiter sind strafrechtlich verantwortlich Nicht nur der Veranstalter trägt Risiken, sondern viele weitere Beteiligte ebenso. So weit, so klar. Ich denke vielen ist aber nicht bewusst, dass der Projektleiter eine persönliche Haftung trägt.


2. Für Garderobe keine Haftung Wirklich? Nein. Warum? Der Wirksamkeit dieser Klausel fehlt schlichtweg die Grundlage. Dieser kurze Satz schließt beispielsweise den Vorsatz aus und somit besteht die volle Haftung – trotz Schild.


3. Datensammlung Als Merksatz zum Thema Datenschutz habe ich mir notiert, dass ich so wenig wie möglich personenbezogene Daten speichern sollte. Lediglich Daten, die für meine Zwecke von Relevanz sind, sollten gespeichert werden und natürlich auch nur dann, wenn ich die Einwilligung dafür habe – ich muss mir ergo eine Rechtsgrundlage schaffen.


4. AGB werden unwirksam Ja, das ist im Rahmen des Möglichen. Nehmen wir an du willst die Stadthalle in deinem Ort mieten, liest natürlich aufmerksam die AGB und siehst, dass du für Schäden an Stadthalle und Inventar aufzukommen hast. Dann findet sich weiterhin die Regel, auch für Schäden außerhalb der Halle aufzukommen. Oh mein Gott, wirst du denken, was könnte im Fall der Fälle alles auf mich zukommen? Erstmal nichts, denn diese Regelung geht zu weit und hebelt sich somit selbst aus.


5. Video für Werbezwecke Videos, sind eine feine Sache und werden oft abgerundet durch Musik, daraus ergibt sich eine Bild-Ton-Kombination. Damit wird’s knifflig, denn jetzt reicht die Anmeldung bei der GEMA nicht mehr aus, sondern man benötigt ein Herstellungs- und Synchronisationsrecht.


Die beiden Tage waren trotz des umfangreichen Inputs von 12 Vorträgen und der vielen Stunden vorm Bildschirm kurzweilig. Nicht zuletzt durch die Live-Moderation und einiger Referenten vor Ort in Karlsruhe. Selbst zwei Tage vorm Bildschirm zu sitzen und ausschließlich auf Personen zu blicken die ebenfalls nur aus der Perspektive einer Bildschirmkamera berichten, wäre sehr ermüdend gewesen.

Bei zwei Tagen finde ich, ist es ein Muss einen Teil der Veranstaltung präsent zu gestalten.

Menschen die Stehend referieren und Gesprächsrunden in denen direkt auf Fragen des Publikums eingegangen wird. All das war Teil der Gestaltung in Karlsruhe und das habe ich als sehr angenehm empfunden. Es gab Live-Musik während der einstündigen Mittagspause, die von der Länge her genau richtig war und etwas Sport, um dem Suppenkoma entgegenzuwirken. Der Support für die Gäste während der Veranstaltung war zeitnah und sehr kundenorientiert.

Ich sage immer das es ok ist, wenn etwas schiefgeht.

Wichtig ist, wie man damit umgeht. Ruhig und lösungsorientiert oder hektisch, in Panik und dadurch gehemmt Ideen zu entwickeln. Denn eines ist sicher, meist ist absolut kurzfristiges Handeln notwendig. Für viele Ereignisse kann man vorher einen Plan B entwickeln, auf den man im Fall der Fälle zurückgreift. Für andere Fälle kann man den Umgang mit kurzfristigen Erfordernissen üben. Strategie für den Akutfall: atmen, Personen einbeziehen, um Hilfe bitten und so ruhig wie möglich agieren.


Klasse war auch der Umgang mit Komplikationen beim #ket. Ausgerechnet beim letzten Referenten des Tages, Prof. Dr. Gregor Thüsing, gab es technische Probleme. Die Übertragung der Sprache hakte, das Folgen des Vortrages war kaum möglich. Lösung eins: der Referent wird gebeten die Kamera auszuschalten. Nach dem auch das nicht funktionierte wurde der Referent telefonisch zugeschaltet. Das schöne an der Situation war der Umgang der Situation des Referenten, Moderators und dem Publikum. Es herrschte eine insgesamt eine ruhige und gelassene Stimmung und der Referent ließ sich nicht beirren, sondern konnte über sich selbst schmunzeln.


Ein herzlicher Dank geht an die EVENTFAQ Thomas Waetke & Timo Schutt GbR für die Idee und den Mut zur Umsetzung eines solchen Kongresses! Ich bin noch immer schwer begeistert von der Organisation, Themenwahl, Moderation und und und.


Wenn Du mehr wissen möchtest, empfehle ich dir dich auf eventfaq.de umzuschauen. Prädikat: Absolut empfehlenswert.


Übrigens kann man sich bereits jetzt zu den 2. KET anmelden.


PS: Ich stehe schon auf der Liste.


Bild: Immer darauf hinweisen, wenn Aufnahmen gemacht werden!



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